Poświadczenia notarialne – co to jest i kiedy są wymagane?
Poświadczenie notarialne to urzędowe potwierdzenie dokonane przez notariusza, które ma na celu nadanie dokumentowi większej mocy prawnej i wyeliminowanie wątpliwości co do jego autentyczności. W wielu sytuacjach poświadczenia są niezbędne, aby dokumenty mogły być uznane przez urzędy, sądy, instytucje finansowe czy kontrahentów.
Przepisy regulujące poświadczenia notarialne zawarte są w ustawie z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie. Zgodnie z nimi notariusz może poświadczyć między innymi:
- autentyczność podpisu – potwierdzenie, że dany podpis został złożony osobiście przez daną osobę,
- zgodność kopii dokumentu z oryginałem – weryfikacja, że odpis lub kopia nie różni się od oryginalnego dokumentu,
- datę okazania dokumentu – oznaczenie, że dany dokument został okazany notariuszowi w określonym dniu,
- pozostawanie osoby przy życiu – potwierdzenie, że wskazana osoba żyje w chwili dokonywania czynności,
- pozostawanie osoby w określonym miejscu – potwierdzenie, że dana osoba przebywa pod wskazanym adresem.
Rodzaje poświadczeń notarialnych
- Poświadczenie podpisu – Poświadczenie podpisu notarialnego polega na tym, że osoba podpisuje dokument w obecności notariusza lub uznaje swój podpis złożony wcześniej. Jest to wymagane np. przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o., ustanowieniu hipoteki czy pełnomocnictwach do czynności prawnych.
- Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem – Jeżeli konieczne jest przedstawienie odpisu dokumentu w urzędzie lub banku, notariusz może potwierdzić jego zgodność z oryginałem. To szczególnie przydatne w przypadku dokumentów urzędowych, aktów stanu cywilnego, świadectw czy certyfikatów.
- Poświadczenie daty okazania dokumentu – Notariusz może poświadczyć, że dany dokument istniał w określonym dniu. Jest to szczególnie przydatne w sprawach związanych z ochroną praw autorskich, umowami czy dowodami w sporach prawnych.
- Poświadczenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu – W niektórych sytuacjach konieczne jest uzyskanie potwierdzenia, że dana osoba żyje lub znajduje się pod określonym adresem, np. przy wypłacie świadczeń emerytalnych lub w sprawach związanych z sukcesją majątku.
Jak uzyskać poświadczenie notarialne?
Aby uzyskać poświadczenie notarialne, należy udać się do notariusza z dokumentem, który ma zostać poświadczony. W przypadku poświadczenia podpisu konieczna jest obecność osoby składającej podpis oraz dokument tożsamości.
W przypadku poświadczenia zgodności kopii z oryginałem, notariusz wymaga przedstawienia zarówno oryginału, jak i kopii do porównania.
Koszt poświadczenia notarialnego w roku 2025
Za realizację czynności notarialnych notariusz pobiera taksę notarialną, której wysokość określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jednolity zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 października 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Wartość taksy notarialnej za realizację konkretnej czynności zależna jest od specyfiki sprawy, ale zgodnie z przepisami nie może przekroczyć wartości określonej w Rozporządzeniu.
Przykładowe opłaty za poświadczenie notarialne:
- poświadczenie podpisu – 20 zł za każdy podpis,
- poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę,
- poświadczenie daty okazania dokumentu – 6 zł za stronę,
- poświadczenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu – 30 zł,
- w przypadku, gdy dokument jest oznaczony sumą pieniężną, opłata wynosi 1/10 maksymalnej stawki, ale nie więcej niż 300 zł.
Do powyższych opłat należy doliczyć 23% podatku VAT.
