Wielu moich klientów przychodzi do kancelarii w przeświadczeniu, że samo wpisanie w nagłówku umowy słów „najem okazjonalny” gwarantuje im absolutne bezpieczeństwo i bezproblemową eksmisję w razie problemów z najemcami. Nic bardziej mylnego. Choć ta instytucja prawna to potężne narzędzie w rękach właścicieli, jej skuteczność opiera się na rygorystycznym przestrzeganiu procedur. Jako notariusz wielokrotnie widzę, jak banalne niedopatrzenia potrafią zniweczyć cały wysiłek, zamieniając potężną tarczę w bezużyteczny świstek papieru.
Zanim przejdziemy do błędów, uporządkujmy podstawy. Najem okazjonalny to procedura, w której najemca dobrowolnie poddaje się egzekucji w formie aktu notarialnego (tzw. „egzekucja z trzech siódemek”, czyli z art. 777 § 1 k.p.c.). Oznacza to, że jeśli po wygaśnięciu lub wypowiedzeniu umowy lokator odmawia opuszczenia lokalu, właściciel omija wieloletni, żmudny proces sądowy. Posiadając akt notarialny, występuje jedynie o nadanie mu klauzuli wykonalności i może skierować sprawę bezpośrednio do komornika.
Aby jednak ten mechanizm zadziałał w kluczowym momencie, musisz ustrzec się czterech często popełnianych błędów. Zobaczmy, na czym polegają.
Błąd 1: Zignorowanie obowiązku zgłoszenia do Urzędu Skarbowego
Zaczynamy od błędu najcięższego kalibru, który przekreśla absolutnie wszystko. Możesz posiadać perfekcyjnie skonstruowaną umowę najmu i w pełni poprawny akt notarialny o poddaniu się egzekucji. Jeśli jednak w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia najmu nie zgłosisz faktu zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi właściwego Urzędu Skarbowego, przepisy są bezlitosne – w świetle prawa zawarłeś zwykłą umowę najmu! Tracisz tym samym główną zaletę tej konstrukcji, czyli możliwość sprawnego usunięcia uciążliwego najemcy. Zgłoszenie ciąży wyłącznie na Tobie jako właścicielu i dotyczy również najmu prywatnego, prowadzonego poza działalnością gospodarczą. Pilnuj tego terminu jak oka w głowie.
Błąd 2: Zawężenie grona osób objętych oświadczeniem
Częstym, niezwykle ryzykownym błędem jest sytuacja, w której w lokalu ma zamieszkać kilka dorosłych osób (np. para lub grupa studentów), a stroną umowy i oświadczenia o poddaniu się egzekucji jest tylko jedna z nich. Co to oznacza w praktyce? Jeśli lokatorzy przestaną płacić i będziesz musiał poprosić o interwencję komornika, ten będzie uprawniony do eksmitowania wyłącznie osoby widniejącej w akcie notarialnym! Reszta będzie mogła pozostać w lokalu. Złota zasada brzmi: każda dorosła osoba, która faktycznie ma zamieszkiwać w Twoim mieszkaniu, musi figurować w umowie i złożyć notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Dodatkowo, w samej umowie warto zawrzeć klauzulę zakazującą podnajmowania lokalu lub wprowadzania nowych lokatorów bez Twojej wyraźnej, pisemnej zgody (wymagającej od nowego domownika dostarczenia analogicznego oświadczenia).
Błąd 3: Bagatelizowanie weryfikacji „lokalu zastępczego”
Ideą najmu okazjonalnego jest to, że w razie konieczności opuszczenia Twojego lokalu, najemca ma gdzie się wyprowadzić. Dlatego do umowy musi być dołączone pisemne oświadczenie właściciela innej nieruchomości o wyrażeniu zgody na zamieszkanie w niej najemcy (najczęściej są to rodzice lub inni krewni lokatora). Błąd polega na zadowoleniu się lakonicznym zapisem z samym adresem. Jeśli dane okażą się fikcyjne lub nieruchomość zmieni właściciela, komornik natrafi na mur. Jako odpowiedzialny wynajmujący powinieneś zażądać podania numeru księgi wieczystej lokalu docelowego. Dzięki niej zweryfikujesz, czy osoba podpisująca zgodę na przyjęcie najemcy faktycznie jest wyłącznym właścicielem tej nieruchomości (a jeśli współwłaścicieli jest więcej, zgoda powinna pochodzić od wszystkich). Aby spać spokojnie, zasugeruj najemcy, aby podpis pod oświadczeniem o zgodzie na zamieszkanie został notarialnie poświadczony – eliminuje to ryzyko późniejszego kwestionowania autentyczności podpisu.
Błąd 4: Brak nowego aktu notarialnego przy przedłużaniu umowy
Umowę najmu okazjonalnego można zawrzeć maksymalnie na 10 lat. Najczęściej jednak strony decydują się na umowy roczne, które następnie są przedłużane. Tu kryje się kolejna pułapka. Pamiętaj, że oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji złożone w formie aktu notarialnego odnosi się ściśle do okresu wskazanego w pierwotnej umowie! Jeśli minął rok, a Ty zadowolony z bezproblemowej relacji podpisujesz z najemcą zwykły aneks przedłużający najem o kolejne 12 miesięcy, zapominając o notariuszu, Twój dotychczasowy rygor egzekucji właśnie wygasł. Niezależnie od tego, czy przedłużasz okres obowiązywania dotychczasowej umowy aneksem, czy podpisujecie zupełnie nową umowę najmu okazjonalnego, zawsze musisz wymagać od najemcy dostarczenia nowego oświadczenia o poddaniu się egzekucji, obejmującego nowy okres najmu.
Najem okazjonalny to instytucja stworzona po to, by chronić Twoją własność. Wymaga jednak od obu stron dyscypliny formalnej i skrupulatności. Prawidłowe wdrożenie tej procedury uchroni Cię przed latami stresu i kosztownymi bataliami sądowymi. Warto poświęcić chwilę na weryfikację dokumentów i wizytę w zaufanej kancelarii notarialnej, by potem cieszyć się spokojem i rentownością swojej inwestycji.