W dobie powszechnej cyfryzacji i nieustannego pośpiechu naturalnym oczekiwaniem jest możliwość załatwienia jak największej liczby formalności bez konieczności wychodzenia z domu. Cyfrowa rzeczywistość ukształtowała nasze nowe przyzwyczajenia, a ja, jako notariusz, uważam, że nowoczesny notariat nie powinien zamykać się na te udogodnienia. Wręcz przeciwnie – powinien z nich mądrze czerpać, aby maksymalnie ułatwić życie swoim klientom.
Pomysł wprowadzenia do oferty mojej kancelarii spotkań online nie wziął się znikąd. Zrodził się on z samej praktyki i wnikliwej obserwacji potrzeb osób, które na co dzień odwiedzają moje biuro na warszawskim Powiślu. Początkowo, gdy klienci proponowali mi omówienie szczegółów skomplikowanej umowy za pośrednictwem wideokonferencji, podchodziłam do tego z dużą rezerwą. Zgodnie z wieloletnią tradycją, odmawiałam i zapraszałam na osobiste spotkanie przy moim biurku. Szybko jednak zdałam sobie sprawę, że w dzisiejszych realiach – gdy kalendarze pękają w szwach, a logistyka dojazdu do centrum Warszawy bywa wyzwaniem – brak elastyczności nie jest właściwą drogą.
Zdecydowałam się wdrożyć tę formę kontaktu i z perspektywy czasu muszę przyznać, że sprawdziła się ona wręcz doskonale. O ile wiele kwestii można z powodzeniem ustalić telefonicznie, o tyle rozmowa wideo wnosi zupełnie nową jakość. Możliwość spojrzenia sobie w oczy, wspólnego przeanalizowania dokumentu udostępnionego na ekranie i nawiązania autentycznej relacji buduje bezcenne zaufanie, którego nie zastąpi żaden, nawet najdłuższy e-mail. Moi klienci są z tego rozwiązania niezwykle zadowoleni, a ja zyskałam pewność, że rzetelna opieka notarialna może mieć swój początek w wirtualnej przestrzeni.
Jakie sprawy możemy omówić w formule Notariusz Online?
Cyfrowa przestrzeń daje nam ogromne możliwości na etapie przygotowawczym. Formuła spotkania online została stworzona po to, abyśmy mogli spokojnie, w dogodnym dla Państwa czasie i miejscu, przygotować się do właściwej czynności prawnej. Podczas naszej wirtualnej rozmowy z powodzeniem zrealizujemy następujące kroki:
- Dokonanie wstępnej wyceny czynności: Precyzyjnie obliczę wysokość taksy notarialnej, a także wskażę wszystkie obciążenia publicznoprawne, w tym podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), podatek od spadków i darowizn oraz stosowne opłaty sądowe za wpisy do ksiąg wieczystych. Znajomość pełnych kosztów z wyprzedzeniem pozwala na komfortowe zaplanowanie budżetu.
- Przekazanie listy niezbędnych dokumetnów: Każda czynność notarialna wymaga odpowiedniej podkładki formalnej. Podczas rozmowy szczegółowo wyjaśnię, jakie zaświadczenia, wypisy czy postanowienia będą nam potrzebne, z jakich urzędów należy je pozyskać i jak długo zachowują one swoją ważność.
- Omówienie zapisów planowanej umowy: Przełożę skomplikowany, hermetyczny język prawniczy na w pełni zrozumiałą mowę. Zastanowimy się nad optymalnymi rozwiązaniami zabezpieczającymi Państwa interesy, przedyskutujemy harmonogramy płatności, terminy wydania nieruchomości czy zasady odpowiedzialności solidarnej.
- Przedstawienie i omówienie projektu aktu notarialnego: Zanim spotkamy się na żywo, udostępnię Państwu gotowy projekt dokumentu na ekranie monitora. Będziemy mogli wspólnie przeanalizować każdy paragraf i nanieść ewentualne korekty, tak aby w dniu podpisania aktu wszystko było w stu procentach jasne.
Dzięki takiej procedurze, właściwa wizyta w kancelarii staje się czystą formalnością, zwieńczeniem naszych wcześniejszych, drobiazgowych ustaleń.
Co można, a czego nie można załatwić z notariuszem online
Jako osoba zaufania publicznego mam absolutny obowiązek dbać o najwyższe bezpieczeństwo obrotu prawnego. Z tego powodu chcę z całą mocą i wyraźnie podkreślić kluczową granicę moich usług online.
Odczytanie aktu notarialnego oraz jego fizyczne podpisanie bezwzględnie muszą odbyć się w mojej kancelarii. Na obecnym etapie polskie przepisy Prawa o notariacie nie dopuszczają możliwości dokonywania stricte czynności notarialnych (takich jak zawarcie umowy w formie aktu) przez internet.
Dlaczego ustawodawca jest w tej kwestii tak rygorystyczny? Chodzi o fundamenty pewności prawa. W przypadku doniosłych decyzji majątkowych – sprzedaży dorobku życia, sporządzenia testamentu, zrzeczenia się spadku czy podziału majątku – moją nadrzędną rolą jest osobista weryfikacja tożsamości stron. Co więcej, muszę naocznie i bezpośrednio ocenić poczytalność moich klientów oraz upewnić się, że podejmują oni decyzję w sposób całkowicie świadomy i swobodny, bez ukrytego przymusu ze strony osób trzecich.
Nie istnieje na ten moment technologia wideokonferencyjna, która pozwoliłaby mi ze stuprocentową pewnością stwierdzić, czy poza kadrem kamery nie znajduje się ktoś, kto wywiera na mojego klienta niedozwolony nacisk. Dlatego hasła typu „podpisanie aktu notarialnego zdalnie” to na polskim gruncie prawnym wciąż mit. Wygoda jest dla mnie niezwykle ważna, ale to pewność i bezpieczeństwo prawne moich klientów zawsze mają bezwzględny prymat.
Ile kosztuje spotkanie z notariuszem online?
Zależy mi na transparentnych i uczciwych zasadach współpracy. Wszelkie spotkania organizowane w formule „Notariusz Online” są w mojej kancelarii całkowicie bezpłatne, o ile są one ściśle powiązane z planowaną realizacją konkretnej czynności notarialnej w moim biurze. Traktuję je jako nowoczesną i dalece bardziej przyjazną alternatywę dla standardowej wymiany e-maili czy długich konsultacji telefonicznych.
Proszę jednak pamiętać o bardzo ważnym aspekcie prawnym: spotkania te nie stanowią i nie mogą być traktowane jako porady prawne. Notariusz nie jest radcą prawnym ani adwokatem – nie świadczę usług doradztwa prawnego w oderwaniu od dokonywanej czynności notarialnej i nie reprezentuję interesów jednej ze stron. Nasza rozmowa ma na celu ukształtowanie i przygotowanie bezpiecznej, zgodnej z literą prawa umowy lub oświadczenia woli.
Jak spotkać się z notariuszem online za pomocą platformy Microsoft Teams
Zdaję sobie sprawę, że nie każdy z Państwa korzysta na co dzień z zaawansowanych narzędzi cyfrowych. Dlatego do naszych spotkań wybrałam platformę Microsoft Teams, która słynie ze swojej niezawodności, a przede wszystkim – wyjątkowej prostoty obsługi.
Nie muszą Państwo być ekspertami od komputerów, aby wziąć udział w takiej rozmowie. Cały proces został sprowadzony do kilku kliknięć. Poniżej przygotowałam krótką instrukcję, która krok po kroku wyjaśnia, jak dołączyć do naszego spotkania w zależności od urządzenia, z którego Państwo korzystają.
1. Spotkanie na komputerze stacjonarnym lub laptopie (Windows / Mac)
To najwygodniejsza forma, pozwalająca na komfortowe przeglądanie wyświetlanych przeze mnie projektów dokumentów na dużym ekranie.
- Brak konieczności instalacji: Nie muszą Państwo niczego instalować na swoim dysku ani zakładać żadnych kont.
- Link w wiadomości e-mail: W umówionym dniu prześlę Państwu na adres e-mail specjalny, bezpieczny link.
- Dołącz przez przeglądarkę: Po kliknięciu w link otworzy się Państwa domyślna przeglądarka internetowa (zalecam Google Chrome lub Microsoft Edge). Na ekranie pojawi się opcja „Kontynuuj w tej przeglądarce” – proszę ją wybrać.
- Wpisz swoje imię: System poprosi o podanie imienia (abyśmy wiedzieli, kto dołącza) oraz o zezwolenie na użycie kamery i mikrofonu. Po kliknięciu „Dołącz” spotkamy się w wirtualnym pokoju.
2. Spotkanie na smartfonie marki Apple (iPhone / system iOS)
Jeśli są Państwo w drodze lub wolą korzystać z telefonu, iPhone sprawdzi się znakomicie.
- Po kliknięciu w link przesłany przeze mnie na e-mail lub w wiadomości SMS, system zapyta, w jaki sposób chcą Państwo dołączyć.
- Mogą Państwo dołączyć bezpośrednio przez przeglądarkę Safari (nie wymaga to żadnych pobrań).
- Alternatywnie, jeśli często korzystają Państwo z komunikatorów, smartfon może zasugerować pobranie darmowej, bardzo intuicyjnej aplikacji Microsoft Teams z App Store. Jeśli wybiorą Państwo tę opcję, po pobraniu wystarczy wybrać „Dołącz jako gość” i wpisać swoje imię.
3. Spotkanie na smartfonie z systemem Android (np. Samsung, Xiaomi, Motorola)
Proces na urządzeniach z Androidem jest równie intuicyjny.
- Podobnie jak w przypadku systemu iOS, klikają Państwo w otrzymany ode mnie link.
- Najwygodniejszą drogą jest pobranie darmowej aplikacji Microsoft Teams ze sklepu Google Play – to trwa zaledwie kilkanaście sekund. Aplikacja gwarantuje najlepszą jakość dźwięku i obrazu na mniejszych ekranach.
- Po jej uruchomieniu wybierają Państwo opcję „Dołącz do spotkania”, wpisują swoje imię i gotowe – takie spotkanie na ekranie telefonu jest równie płynne co na komputerze.
Niezależnie od wybranego urządzenia, zawsze służę pomocą, gdyby pojawiły się jakiekolwiek trudności techniczne.
E-notariat – przyszłość, która wspiera nas już dziś
Choć właściwe podpisanie aktu notarialnego wciąż ma wymiar bardzo tradycyjny i wymaga użycia wiecznego pióra w zaciszu kancelarii, polski notariat przechodzi potężną cyfrową transformację na poziomie infrastruktury urzędowej. Śmiało mogę powiedzieć, że po podpisaniu przez Państwa dokumentów papierowych, dalsza część mojej pracy odbywa się już w przestrzeni wirtualnej. To niesie za sobą gigantyczne korzyści i oszczędność Państwa czasu.
Kluczową instytucją jest tu CREWAN, czyli Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Jest to niezwykle nowoczesny, bezpieczny system teleinformatyczny, do którego – jako notariusz – mam obowiązek przekazywać sporządzone akty w formie elektronicznej (opatrzone moim kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Co to oznacza w praktyce? Jeśli sporządzę dla Państwa akt poświadczenia dziedziczenia i zarejestruję go w systemie CREWAN, zyskują Państwo możliwość uzyskania oficjalnego wypisu tego aktu w dosłownie każdej innej kancelarii notarialnej na terenie całej Polski. To bezprecedensowe udogodnienie.
Co więcej, cyfryzacja objęła również komunikację z sądami. Pamiętają Państwo czasy, gdy po zakupie mieszkania trzeba było osobiście udać się do wydziału ksiąg wieczystych i składać stosy papierowych wniosków, czekając w niekończących się kolejkach? Dziś to historia. Wniosek o wpis Państwa praw do Księgi Wieczystej wysyłam elektronicznie, bezpośrednio z mojego biurka, nierzadko w tym samym dniu, w którym podpisaliśmy umowę. Zapewnia to natychmiastowe zabezpieczenie Państwa interesów majątkowych. Obserwuję również trwające prace legislacyjne i projekty deregulacyjne, które w niedalekiej przyszłości mogą dopuścić zdalne poświadczanie podpisów na prostszych dokumentach przy użyciu e-dowodów i zaawansowanej biometrii. Będę wdrażać te nowości od razu, gdy tylko staną się one w pełni legalne i bezpieczne.
Często zadawane pytania (FAQ) – Notariusz Online
Poniżej przygotowałam zestawienie najczęściej zadawanych pytań związanych z moimi usługami zdalnymi. Znajdą tu Państwo kompendium wiedzy, które rozwiewa narosłe przez lata mity i precyzuje, jak w dobie cyfrowej działa współczesna kancelaria.
1. Czy mogę kupić i sprzedać nieruchomość w 100% przez internet?
Nie, obecnie nie ma takiej możliwości. Polskie prawo przewiduje dla umów przenoszących własność nieruchomości (sprzedaż, darowizna, zamiana) bezwzględny wymóg zachowania formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Forma ta z definicji wymaga osobistego stawiennictwa przed notariuszem. Tylko w ten sposób mogę rzetelnie zweryfikować tożsamość zbywcy i nabywcy oraz zbadać swobodę ich woli, chroniąc Państwa majątek przed próbami oszustwa.
2. Słyszałem o „elektronicznym akcie notarialnym”. Czy to znaczy, że mogę go podpisać zdalnie?
To jeden z najczęstszych błędów terminologicznych. Elektroniczny akt notarialny nie oznacza dokumentu, który klient podpisuje przez internet myszką czy tabletem we własnym salonie. Jest to standardowy, papierowy akt, z własnoręcznymi podpisami stron złożonymi w kancelarii, który następnie jest przeze mnie przekształcany w dokument cyfrowy. Opatruję go moim urzędowym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym i w takiej bezpiecznej formie przesyłam do odpowiednich rejestrów państwowych (np. Krajowego Rejestru Sądowego lub Ksiąg Wieczystych).
3. Czy notariusz może poświadczyć mój podpis podczas wideokonferencji?
Na dzień dzisiejszy nie. Instytucja poświadczenia podpisu, na przykład pod umową zbycia udziałów w spółce z o.o. czy oświadczeniem o wyrażeniu zgody na wyjazd dziecka za granicę, polega na tym, że dokument ten musi zostać podpisany w mojej fizycznej obecności. Trwają zaawansowane prace legislacyjne Ministerstwa Sprawiedliwości nad dopuszczeniem takiej formy w przypadku mniej wrażliwych dokumentów, jednak na obecnym etapie stanowisko organów nadzoru jest nieugięte – musimy spotkać się osobiście.
4. Co zyskam, decydując się na spotkanie online przed podpisaniem aktu?
Zyskują Państwo przede wszystkim cenny czas, spokój i pełną klarowność sytuacji. Zamiast wymieniać dziesiątki chaotycznych maili czy odbywać pośpieszne rozmowy telefoniczne w przerwie w pracy, siadamy w spokojnej, wirtualnej przestrzeni. Omówimy tam punkt po punkcie skomplikowane zawiłości prawne, przeanalizujemy koszty i upewnimy się, że skompletowali Państwo właściwe dokumenty z urzędów. Kiedy już spotkamy się w mojej kancelarii na warszawskim Powiślu, jedynym zadaniem będzie uroczyste sfinalizowanie w pełni omówionej, bezpiecznej transakcji.
5. Czy przed spotkaniem na Microsoft Teams mogę przesłać dokumenty mailowo?
Oczywiście, wręcz do tego zachęcam. Przesłanie skanów podstawy nabycia nieruchomości (np. aktu poświadczenia dziedziczenia), odpisów z księgi wieczystej czy zaświadczeń ze spółdzielni pozwala mi wnikliwie zapoznać się z Państwa sprawą jeszcze przed naszą rozmową. Gwarantuję pełną poufność i najwyższe standardy bezpieczeństwa przetwarzania Państwa danych osobowych.
6. Czym jest wspominany system CREWAN i jak ułatwia on moje życie?
CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych) to przełomowy, ogólnopolski system informatyczny prowadzony przez Krajową Radę Notarialną. Stanowi on wielką, cyfrową bibliotekę archiwizującą wybrane akty notarialne. Dzięki niemu, jeśli przykładowo zgubią Państwo papierowy wypis swojego poświadczenia dziedziczenia, nie muszą Państwo podróżować na drugi koniec kraju do notariusza, który go sporządził. Mogą Państwo udać się do dowolnej innej kancelarii w Polsce i poprosić o jego odpis na podstawie danych z systemu CREWAN.
7. Czy spotkanie online jest płatne?
Nie. Jako notariusz wychodzę z założenia, że dobre przygotowanie czynności leży w interesie nas wszystkich. Rozmowy online stanowiące przygotowanie do sporządzenia aktu notarialnego w mojej kancelarii są traktowane jako element organizacyjny usługi i nie pobieram za nie żadnych dodatkowych opłat.
8. Czy muszę zakładać konto na Microsoft Teams lub płacić za program?
Absolutnie nie. Aplikacja lub dostęp z poziomu przeglądarki są w 100% darmowe dla uczestnika, a samo dołączenie do spotkania nie wymaga rejestracji, podawania haseł czy zakładania jakiegokolwiek konta. Wystarczy kliknąć wygenerowany przeze mnie link.
9. Ile czasu zazwyczaj trwa taka wirtualna konsultacja?
Wszystko zależy od stopnia skomplikowania sprawy. Omówienie standardowej umowy przedwstępnej lub warunków spłaty przy zniesieniu współwłasności to zazwyczaj około 30 do 45 minut. W przypadku bardzo złożonych fuzji spółek, umów deweloperskich czy skomplikowanych podziałów majątku dorobkowego, czas ten może się proporcjonalnie wydłużyć. Ja rezerwuję dla Państwa tyle czasu, ile to niezbędne do pełnego zrozumienia materii.
10. Czy mogę udzielić pełnomocnictwa osobie przebywającej za granicą przez internet?
Jeśli to Państwo udzielają pełnomocnictwa, muszą Państwo zjawić się u mnie osobiście, bez względu na to, gdzie aktualnie przebywa pełnomocnik. Wiele państw europejskich pozwala dziś na notarialne pełnomocnictwa online, i ten kierunek w polskim prawodawstwie jest powszechnie oczekiwany, ale do czasu nowelizacji przepisów, rygor formy aktu notarialnego obowiązuje bez wyjątków.
Jeżeli cenią sobie Państwo nowatorskie podejście do obsługi prawnej, oszczędność czasu i pełną transparentność procesów, gorąco zapraszam do kontaktu w celu umówienia naszego pierwszego spotkania w formule online. Chętnie udowodnię, że nawet najbardziej zawiłe kwestie notarialne można rozwiązać w przyjaznej, komfortowej atmosferze, łącząc poszanowanie tradycji urzędu z możliwościami XXI wieku.